L’amministratore non risponde alle mail: quando si può intervenire

La vita in condominio richiede delle comunicazioni chiare e puntuali, sia per garantire la corretta gestione delle parti comuni, che per vagliare le richieste private dei singoli proprietari. Ma cosa accade se l’amministratore non risponde a mail, telefonate o lettere formali? La mancata interazione non rappresenta soltanto un problema di cortesia, in alcuni casi può addirittura configurarsi come una vera e propria inadempienza agli obblighi professionali. È quindi fondamentale costruire un dialogo costruttivo tra amministratore e condomini, al fine di tutelare gli interessi dell’intero stabile.

Come contattare l’amministratore di condominio

La gestione dello stabile condominiale richiede un flusso informativo costante con l’amministratore, che si concretizza secondo le modalità prestabilite, e approvate al momento della nomina o del rinnovo dell’incarico, dallo stesso professionista e dall’assemblea condominiale. In linea generale, si può ricorrere ai più disparati mezzi, a seconda della natura della comunicazione e della sua urgenza:

• il contatto telefonico o tramite messaggio è adatto a necessità urgenti o rapide, come un guasto improvviso. Tuttavia non vi è tracciabilità della comunicazione, di conseguenza l’interazione non è dimostrabile in caso di contestazioni;
• l’email ordinaria è solitamente riservata a richieste di carattere generale, spesso come prima comunicazione informale. Anche in questo caso, non è possibile provarne l’effettiva ricezione;
• la raccomandata con ricevuta di ritorno è uno degli strumenti più classici, e affidabili, per tutte le comunicazioni formali con l’amministratore, perché ne certifica sia l’invio che la consegna;
• la PEC, ovvero la Posta Elettronica Certificata, rappresenta l’equivalente digitale della raccomandata e, poiché sia l’inoltro che la ricezione sono verificate, ha pieno valore legale.

All’interno del condominio vi possono poi essere comunicazioni collettive, come le informazioni rese disponibili sulla bacheca condominiale, o ancora relative ai momenti di riunione dell’assemblea.

Mail ordinaria o PEC per scrivere all’amministratore?

Ma quando si decide di contattare l’amministratore in forma scritta, è meglio procedere con una mail ordinaria oppure una PEC? Anche in questo caso, molto dipende dalla natura della comunicazione:

• la classica mail è utile per informazioni di carattere generale o come primo contatto per un problema personale o collettivo, ma non ha valore probatorio;
• la PEC è spesso destinata alle necessità formali, data la sua piena tracciabilità.

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Di solito, la PEC non è obbligatoria in condominio, tuttavia si rivela la soluzione più efficace in caso di contestazioni future. Bisogna infatti considerare che:

• ha valore legale, perché presenta caratteristiche del tutto sovrapponibili alla raccomandata, certificando sia l’inoltro che la ricezione;
• è opponibile a terzi, ovvero può essere prodotta come prova certa del fatto che il destinatario abbia ricevuto una comunicazione, all’interno di una lite giudiziaria.

In altre parole, se l’amministratore di condominio non risponde alle PEC, i condomini dispongono di una prova certa della ricezione: un elemento fondamentale in caso di contrapposizioni o, ancora, se si desidera proporre la revoca assembleare del professionista.

L’amministratore è obbligato a rispondere alle mail?

Sebbene l’amministratore debba provvedere ai compiti inquadrati dal mandato di rappresentanza conferito dal condominio, la legge non esplicita specifici criteri per la risposta a mail e PEC. In linea generale, si deve considerare che l’amministratore:

• deve agire con la diligenza prevista per il mandatario dall’articolo 1710 del Codice Civile;
• ha l’obbligo di rendere conto della sua gestione e di informare i condomini su fatti rilevanti, ai sensi dell’articolo 1130 del Codice Civile.

Tuttavia, molto dipende sempre dalla tipologia della comunicazione. Indipendentemente dal mezzo prescelto, in base agli articoli 1120, 1129 e 1130 del Codice Civile, l’amministratore ha l’obbligo di intervenire per le richieste:

• di convocazione dell’assemblea condominiale per innovazioni, adeguamenti o, ancora, per la revoca del mandato;
• d’accesso ai registri condominiali, alle tabelle millesimali, ai documenti giustificativi di spesa;
• di copia dei verbali assembleari o di altra documentazione dalla consultazione garantita;
• di attestazione dello stato dei pagamenti e delle liti in corso.

Quanto tempo ha l’amministratore di condominio per rispondere

È inoltre utile soffermarsi sulle tempistiche che l’amministratore dovrebbe rispettare per garantire una risposta ai singoli proprietari o all’intero condominio. Innanzitutto, è necessario verificare il regolamento condominiale: in base all’articolo 1138 del Codice Civile, può infatti contenere norme sull’amministrazione della cosa comune e, di conseguenza, anche precisi termini entro i quali l’amministratore è tenuto a rispondere.

È bene specificare che, se inserite nel regolamento, le tempistiche sono vincolati. In assenza di clausole specifiche da regolamento, si può applicare il principio generale dell’articolo 1454 del Codice Civile, in materia di diffida ad adempiere, che fissa un termine minimo di 15 giorni. È tuttavia necessario sapere che questa tempistica:

• è considerata come prassi dalla giurisprudenza;
• non è però automaticamente vincolante per ogni tipo di comunicazione, perché dipende dalla natura, dall’urgenza e dalla tracciabilità della richiesta.

Di conseguenza, quanto tempo ha l’amministratore per rispondere a una PEC? Di norma si rispetta il criterio dei 15 giorni come termine minimo, considerando come la PEC garantisca la certezza dell’inoltro e della ricezione della comunicazione. Tuttavia, il regolamento – o eventuali diffide – possono fissare scadenze diverse.

Cosa fare se l’amministratore di condominio non risponde alle mail

Ma cosa fare se i tentativi di contatto tramite mail, ordinaria oppure PEC, dovessero cadere nel vuoto? Il primo passo consigliato è quello di tentare una risoluzione informale del problema, non sottovalutando la possibile buona fede dell’amministratore, come nel caso di mail finite nella cartella spam o, ancora, problemi tecnici all’accesso della casella PEC. Ad esempio, è possibile:

• modificare modalità di comunicazione, ad esempio passando da una ordinaria a un mezzo tracciabile – come appunto la PEC o la raccomandata – o parlando di persona con l’amministratore. In caso si proceda per via scritta, è bene specificare l’oggetto della richiesta, i precedenti tentativi di contatto e indicare un termine consigliato per la risposta;
• coinvolgere altri condomini, verificando se si siano imbattuti in simili intoppi comunicativi, per inoltrare una richiesta collettiva, più difficile da ignorare da parte dell’amministratore.

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Se i tentativi di risoluzione informale non dovessero garantire gli effetti sperati, si potrà inoltre procedere con:

• l’inoltro di una diffida a rispondere all’amministratore, sempre via PEC o raccomandata, in cui si intima una risposta entro un termine perentorio. È consigliabile affidarsi a uno studio legale, affinché la comunicazione sia più incisiva;
• la richiesta al Tribunale per la revoca giudiziale in caso di gravi irregolarità, secondo l’articolo 1129 del Codice civile. Ad esempio, questa soluzione è da valutare quando l’amministratore non risponde all’avvocato, ignorando i termini esplicitati nella diffida.

Cosa posso fare se l’amministratore di condominio non risponde mai

Per quanto non sia fortunatamente un’evenienza frequente, può anche capitare che l’amministratore ignori qualsiasi richiesta a lui rivolta, indipendentemente dalla natura e dalla modalità comunicativa. Ma a chi rivolgersi se l’amministratore non fa il suo dovere?

Il primo passaggio è quello della revoca assembleare, come previsto dall’articolo sempre dall’articolo 1129 del Codice Civile. Con una delibera a maggioranza, l’assemblea può infatti interrompere i rapporti con il professionista, anche senza necessità di una giusta causa. Si dovranno rispettare le stesse maggioranze previste dalla nomina, in prima convocazione pari a:

• la maggioranza degli intervenuti;
• purché rappresentino almeno la metà del valore millesimale dello stabile.

Quando l’assemblea non riesce ad agire, ad esempio per il mancato raggiungimento del quorum, ogni singolo condomino può adire le vie legali, per la richiesta di revoca giudiziale dell’amministratore per gravi irregolarità. Fra queste vi rientrano la mancata convocazione dell’assemblea, il rifiuto a consentire l’accesso ai documenti condominiali, la mancata esecuzione delle delibere e l’assenza di trasparenza nella gestione contabile.

Affinché la contestazione dell’amministratore in sede giudiziale possa aver effetto, è necessario presentare tutti i documenti a propria disposizione, come ad esempio la prova dell’inoltro e della ricezione delle richieste effettuate tramite PEC.